Steuerberater wechseln – Das müssen Sie beachten!

Unternehmen entscheiden sich meist nicht spontan dafür, ihren Steuerberater zu wechseln. Häufig gehen dem Schritt längere Reaktionszeiten, fehlende Beratung, unklare Zuständigkeiten oder wiederkehrende Fehler voraus. Bei einer GmbH, Kapitalgesellschaft oder Personengesellschaft reicht es jedoch nicht, nur eine Kündigung zu versenden. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, betriebliche Steuererklärungen, Vollmachten, digitale Daten und laufende Fristen müssen ohne Lücke weitergeführt werden.

Wer den Steuerberater wechseln möchte, sollte den Vorgang deshalb wie ein Übergabeprojekt behandeln. Mit einem klaren Stichtag, einer vollständigen Aufgabenliste und einer aufnahmebereiten neuen Kanzlei lässt sich der Wechsel auch unterjährig sicher organisieren. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie vorgehen, welche Unterlagen benötigt werden, welche Kosten entstehen können und wie Sie einen passenden neuen Steuerberater auswählen. Wenn Sie den Steuerberater wechseln, erhalten Sie damit einen klaren Fahrplan für Vorbereitung, Übergabe und Kontrolle.

Steuerberater wechseln – Das Wichtigste in Kürze

Ein Steuerberaterwechsel gelingt vor allem dann reibungslos, wenn nicht nur Dokumente, sondern auch Aufgaben und Verantwortlichkeiten übergeben werden.

• Wählen Sie möglichst einen neuen Steuerberater, bevor Sie das bisherige Mandat beenden.
• Prüfen Sie den bestehenden Steuerberatervertrag, Vergütungsvereinbarungen und mögliche Kündigungsfristen.
• Erfassen Sie offene Buchungsmonate, Abgabefristen, Lohnläufe, Jahresabschlüsse und laufende Verfahren.
• Vereinbaren Sie schriftlich, welche Steuerkanzlei welche Aufgabe bis zu welchem Stichtag übernimmt.
• Fordern Sie vollständige Buchführungs-, Lohn-, Abschluss- und Verfahrensdaten an.
• Klären Sie offene Honorare frühzeitig und lassen Sie sich den Bearbeitungsstand bestätigen.
• Kontrollieren Sie nach der Datenübernahme Salden, offene Posten, Anlagenbuchhaltung und Lohnvorträge.
• Entziehen Sie alte Zugriffsrechte erst, wenn die Datenübernahme erfolgreich geprüft wurde.

Kann man den Steuerberater jederzeit wechseln?

Grundsätzlich entscheiden Sie selbst, welche Kanzlei Ihr Unternehmen betreut. Ob Sie den Steuerberater wechseln können, ohne eine vertragliche Frist abzuwarten, hängt dennoch von der konkreten Vereinbarung und der rechtlichen Einordnung des Mandats ab.

627 BGB kann bei Diensten höherer Art, die aufgrund besonderen Vertrauens übertragen werden, eine Kündigung ohne die Voraussetzungen des § 626 BGB ermöglichen. Bei einem wichtigen Grund kommt außerdem eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB in Betracht. Daraus folgt jedoch nicht, dass jedes Mandatsverhältnis pauschal ohne Frist beendet werden kann.

Kündigungsfrist beim Steuerberater: Was steht im Steuerberatungsvertrag?

Die Kündigungsfrist bei Ihrem „alten“ Steuerberater lässt sich pauschal beantworten. Prüfen Sie insbesondere:

• Welche Leistungen umfasst der Auftrag?
• Wurde eine Mindestlaufzeit vereinbart?
• Gibt es eine ordentliche Kündigungsfrist?
• Bestehen gesonderte Aufträge für Finanzbuchhaltung, Lohn oder Jahresabschluss?
• Wurde ein Pauschalhonorar oder ein Vorschuss vereinbart?
• Welche allgemeinen Auftragsbedingungen wurden einbezogen?

Ein Steuerberatervertrag kann mehrere Leistungsbereiche enthalten. Wer den Steuerberater kündigen möchte, sollte deshalb eindeutig benennen, welche Aufträge zu welchem Datum enden sollen. Eine unklare Formulierung kann dazu führen, dass einzelne Leistungen weiterlaufen oder beide Kanzleien von unterschiedlichen Zuständigkeiten ausgehen.

Außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund

Eine außerordentliche Kündigung kann in Betracht kommen, wenn die Fortsetzung des Vertrags bis zum regulären Ende unzumutbar ist. Ob ein wichtiger Grund vorliegt, ist eine Einzelfallfrage. Denkbar sind beispielsweise gravierende Pflichtverletzungen, dauerhaft nicht eingehaltene Fristen oder ein endgültig zerstörtes Vertrauensverhältnis.

Auch nach einer Kündigung können bereits erbrachte Leistungen zu vergüten sein. § 628 BGB enthält Regelungen zur Teilvergütung und zu möglichen Schadensersatzfolgen bei einer fristlosen Kündigung.

Dokumentieren Sie vor der Kündigung mindestens drei Punkte: den Vertragsumfang, den vereinbarten Beendigungszeitpunkt und alle noch offenen Arbeiten. Ergänzen Sie eine Rechnungsübersicht sowie eine Liste der digitalen Systeme und Berechtigungen. Diese Unterlagen verhindern späteren Streit darüber, wer noch tätig werden sollte und welche Zugänge weiter benötigt werden.

Gute Gründe, die Steuerkanzlei zu wechseln

Nicht jede verspätete Antwort rechtfertigt sofort einen Wechsel des Steuerberaters. Wenn Probleme mit dem Steuerberater jedoch dauerhaft bestehen oder das Vertrauen verloren gegangen ist, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, die Steuerkanzlei zu wechseln.

Typische Gründe sind:

• wiederholt schlechte Erreichbarkeit,
• unklare Zuständigkeiten oder häufig wechselnde Ansprechpartner,
• verspätete Auswertungen und fehlende Transparenz,
• wiederkehrende Fehler oder versäumte Fristen,
• keine aktive Information über Steuervorauszahlungen und Risiken,
• fehlendes Verständnis für Branche und Geschäftsmodell,
• geringe Erfahrung mit GmbHs, Unternehmensgruppen oder Personengesellschaften,
• fehlende digitale Prozesse und inkompatible Systeme,
• überraschende Rechnungen ohne nachvollziehbare Leistungsbeschreibung,
• Steuerberater kündigt Ihnen das Mandat altersbedingt,
• keine vorausschauende Gestaltungs- und Unternehmensberatung.

Oft hat sich nicht nur die Steuerkanzlei, sondern auch Ihr Unternehmen verändert. Eine Betreuung, die in der Gründungsphase ausgereicht hat, passt möglicherweise nicht mehr zu mehreren Gesellschaften, wachsender Mitarbeiterzahl, einer Holdingstruktur oder umfangreicher laufender Buchhaltung.

Bevor Sie den Steuerberatungsvertrag kündigen, kann ein klares Gespräch sinnvoll sein. Benennen Sie konkret, was nicht funktioniert, welche Reaktionszeiten Sie erwarten, und welche Beratungsleistungen fehlen. Bleibt die Situation unverändert, ist der Steuerberaterwechsel eine nachvollziehbare unternehmerische Entscheidung. Bevor Sie den Steuerberater wechseln, sollten Sie die wichtigsten Kritikpunkte und Erwartungen intern dokumentieren.

Wann ist der beste Zeitpunkt für den Wechsel des Steuerberaters?

Sie können auch unterjährig den Steuerberater wechseln. Ein Jahreswechsel ist daher keine Voraussetzung. Der geeignete Stichtag hängt davon ab, welche Arbeiten laufen und wie die Buchhaltung organisiert ist.

Bei laufender Finanzbuchhaltung ist ein Quartalsende oft praktisch. Bei der Lohnabrechnung sollte der Wechsel möglichst zwischen zwei Abrechnungsläufen stattfinden. Wenn Sie den Steuerberater wechseln, muss eindeutig feststehen, welche Kanzlei den letzten und welche den ersten Abrechnungsmonat übernimmt. Ein Wechsel zum Jahresbeginn wirkt übersichtlich, löst aber nicht automatisch die Frage, wer den noch offenen Jahresabschluss und die betrieblichen Steuererklärungen des Vorjahres erstellt.

Der richtige Zeitpunkt: Warten Sie bei ernsthaften Problemen nicht nur deshalb, weil das Jahresende noch weit entfernt ist. Ein gut geplanter unterjähriger Wechsel ist meist sicherer, als eine Betreuung fortzuführen, auf die Sie sich nicht mehr verlassen können.

Steuerberater wechseln: Ablauf in acht Schritten

Der folgende Ablauf verbindet Kündigung, Datenübernahme und fachliche Übergabe. Er eignet sich für GmbHs, Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften mit laufender Buchhaltung.

1. Anforderungen an die neue Kanzlei festlegen

Bevor Sie Gespräche führen, sollten Sie definieren, was Ihr Unternehmen tatsächlich benötigt. Geht es nur um Finanzbuchhaltung und Jahresabschluss oder erwarten Sie auch Lohnabrechnung, Gestaltungsberatung, Unternehmensplanung und Begleitung bei Betriebsprüfungen? Arbeiten Sie mit DATEV, lexoffice, sevdesk oder einem ERP-System? Gibt es mehrere Gesellschaften, Beteiligungen oder Immobilien? Je klarer Ihr Anforderungsprofil ist, desto besser können Sie beurteilen, ob eine Kanzlei fachlich und organisatorisch passt.

2. Neuen Steuerberater auswählen, bevor Sie kündigen

Kündigen Sie das bisherige Mandat möglichst erst, wenn die neue Kanzlei die Aufnahme bestätigt hat. Gerade bei umfangreichen Unternehmensmandaten ist nicht jede Kanzlei kurzfristig verfügbar. Außerdem benötigt der neue Steuerberater vorab Informationen über Rechtsform, Umsatz, Mitarbeiterzahl, Buchhaltungssysteme, offene Abschlüsse und besondere Themen. Klären Sie dabei auch, ab welchem Stichtag die neue Kanzlei welche Leistungen übernimmt. Eine mündliche Zusage allein reicht für einen sicheren Übergang nicht aus.

3. Vertrag und Vergütungsvereinbarung prüfen

Sichten Sie den Mandatsvertrag, allgemeine Auftragsbedingungen, Zusatzvereinbarungen und Honorarabsprachen. Achten Sie auf Kündigungsfristen, Mindestlaufzeiten, Pauschalhonorare, Vorschüsse und Regelungen zu noch nicht abgeschlossenen Arbeiten.  Prüfen Sie außerdem, welche Leistungen überhaupt beauftragt wurden. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Gestaltungsberatung können getrennte Aufträge sein. Eine pauschale Kündigung ohne genaue Bezeichnung kann deshalb zu Missverständnissen führen.

4. Offene Aufgaben und Fristen erfassen

Erstellen Sie vor der Kündigung eine Übergabeliste. Darauf gehören alle laufenden und noch nicht begonnenen Aufgaben, etwa:

• noch nicht gebuchte Monate,
• die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung,
• der anstehende Lohnlauf,
• offene Jahresabschlüsse und Steuererklärungen,
• laufende Einsprüche,
• Rückfragen des Finanzamts,
• Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen,
• Fristen für Offenlegung und Hinterlegung,
• geplante Ausschüttungen, Umstrukturierungen oder Investitionen.

Ergänzen Sie zu jeder Aufgabe den Bearbeitungsstand, die nächste Frist und die zuständige Person. Diese Übersicht ist später wichtiger als eine allgemeine Aussage wie „Die neue Kanzlei übernimmt alles“.

5. Mandat eindeutig kündigen

Die Kündigung sollte das Unternehmen, die betroffenen Leistungen und den gewünschten Beendigungszeitpunkt eindeutig nennen. Fordern Sie eine Bestätigung und bitten Sie um eine Liste der noch offenen Arbeiten, Fristen, Honorare und benötigten Mitwirkungshandlungen. Ein Grund muss in einer normalen Kündigung häufig nicht ausführlich erläutert werden. Bleiben Sie sachlich. Ein professioneller Ton erleichtert die Zusammenarbeit während der Übergabe.

6. Offene Leistungen und Honorare klären

Entscheiden Sie gemeinsam mit alter und neuer Kanzlei, welche Arbeiten noch abgeschlossen werden. Es kann sinnvoll sein, dass der bisherige Berater einen fast fertigen Jahresabschluss beendet, während die neue Kanzlei bereits die laufende Buchhaltung übernimmt. In anderen Fällen ist eine vollständige Übergabe wirtschaftlicher. Lassen Sie sich den Leistungsstand und die voraussichtliche Schlussrechnung erläutern. Zahlen Sie berechtigte und fällige Rechnungen möglichst ohne unnötige Verzögerung. Bei strittigen Positionen sollten Sie den unstrittigen Teil nicht einfach zurückhalten, sondern die Differenzen konkret benennen und fachlich prüfen lassen.

7. Vollmachten, Daten und Zugänge übertragen

Die neue Kanzlei benötigt eine wirksame Vollmacht und Zugriff auf die für das Mandat erforderlichen Daten. Dazu gehören nicht nur PDF-Dokumente, sondern je nach Auftrag auch Buchführungsbestände, Lohnabrechnungsdaten, Anlagenbuchhaltung, offene Posten, Steuererklärungsdaten und digitale Belege.

Bei DATEV-Mandaten erfolgt häufig ein direkter Mandantenübertrag. Nutzen die Kanzleien unterschiedliche Systeme, müssen Exportformat, Belegarchiv und Schnittstellen vorher abgestimmt werden. Ein reiner PDF-Export kann zur Information genügen, ersetzt aber nicht immer strukturierte Daten, die für die weitere Bearbeitung benötigt werden. Die Bundessteuerberaterkammer weist ausdrücklich darauf hin, dass Herausgabe- und Übertragungspflichten auch elektronische Datenbestände betreffen.

8. Übergabe kontrollieren und dokumentieren

Verlassen Sie sich nicht allein auf die Mitteilung, dass „alle Daten übertragen“ wurden. Die neue Kanzlei sollte prüfen, ob die Bestände vollständig und technisch nutzbar sind. Besonders wichtig sind Eröffnungsbilanzwerte, Saldenvorträge, Debitoren und Kreditoren, offene Posten, Bank- und Kassenstände, Anlagenverzeichnis, Kostenstellen, Lohnkonten und laufende Fristen. Dokumentieren Sie fehlende Daten und setzen Sie bei Bedarf eine angemessene Nachfrist. Erst nach dieser Kontrolle ist der Steuerberaterwechsel abgeschlossen

Steuerberater wechseln: Welche Unterlagen werden benötigt?

Beim Steuerberaterwechsel wird die Liste der erforderlichen Unterlagen häufig zu knapp angesetzt. Für ein Unternehmensmandat genügt es nicht, nur die letzten Steuerbescheide und Jahresabschlüsse weiterzugeben. Die neue Kanzlei benötigt auch bearbeitbare Daten, Stamminformationen, offene Vorgänge und eine belastbare Fristenübersicht. Wenn Sie den Steuerberater wechseln, sollte die Unterlagenliste daher zugleich als Übergabeprotokoll dienen.

Unternehmens- und Mandatsstammdaten

Dazu gehören insbesondere:

• Gesellschaftsvertrag, Handelsregisterauszug und Gesellschafterliste,
• Organigramm und Beteiligungsquoten,
• Steuer- und Wirtschafts-Identifikationsnummern,
• Betriebsstätten und Bankverbindungen,
• Ansprechpartner und interne Zuständigkeiten,
• bisherige Vollmachten,
• Darlehens-, Miet-, Pacht- und Geschäftsführervereinbarungen,
• Ergebnisabführungs- oder Beherrschungsverträge, soweit vorhanden.

Bei Personengesellschaften sind Kapitalkonten, Sonderbetriebsvermögen und Ergänzungsbilanzen besonders relevant. Bei Kapitalgesellschaften sollten unter anderem Gesellschafterdarlehen, Ausschüttungsbeschlüsse und das steuerliche Einlagekonto nachvollziehbar dokumentiert sein.

Finanzbuchhaltung und offene Posten

Für eine lückenlose Fortführung benötigt der neue Steuerberater regelmäßig:

• Buchungsstapel und Buchungsjournale,
• Summen- und Saldenlisten,
• Kontenblätter,
• Debitoren- und Kreditorenstammdaten,
• offene Posten,
• Bank- und Kassenstände,
• Kostenstellen und Kostenträger,
• Anlagenbuchhaltung,
• Dauerbuchungen und Kontierungsregeln,
• digitale Belege und Belegverknüpfungen,
• Informationen zu Schnittstellen und Importprozessen.

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung ist nur eine Zusammenfassung. Sie ersetzt nicht die zugrunde liegenden Buchungsdaten.

Jahresabschluss und betriebliche Steuererklärungen

Benötigt werden frühere Jahresabschlüsse, E-Bilanzen, Abschlussbuchungen, Überleitungsrechnungen, Steuererklärungen, Steuerbescheide und Berechnungslisten. Hinzu kommen Informationen zu Rückstellungen, Verlustvorträgen, steuerlichen Wahlrechten und abweichenden Steuerbilanzwerten.

Bei noch offenen Abschlüssen sollte der Bearbeitungsstand dokumentiert werden: Welche Konten wurden abgestimmt? Welche Unterlagen fehlen? Welche Rückfragen sind offen? Welche Abschlussbuchungen wurden bereits vorbereitet?

Lohn- und Personalabrechnung

Beim Wechsel der Lohnabrechnung sind Personalstammdaten, Lohnkonten, Vortragswerte, Abrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen, Fehlzeiten und Urlaubsstände erforderlich. Denken Sie auch an Tantiemen, Firmenwagen, Sachbezüge, betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen und Einmalzahlungen.

Legen Sie eindeutig fest, welche Kanzlei den letzten und welche den ersten Lohnmonat abrechnet. Doppelmeldungen oder fehlende Meldungen entstehen häufig durch einen unklaren Übergabestichtag.

Die Unterlagenliste ist zugleich eine praktische Checkliste für den Wechsel. Sie sollte nicht nur versendet, sondern von der neuen Kanzlei auf Vollständigkeit geprüft werden.

DATEV-Datenübertragung und digitale Zugänge

Bei einem modernen Kanzleiwechsel ist die technische Übergabe ebenso wichtig wie die rechtliche Kündigung. Elektronische Daten müssen so übermittelt werden, dass die neue Kanzlei sie tatsächlich weiterverarbeiten kann. Die Bundessteuerberaterkammer behandelt in ihren Hinweisen zur Mandatsbeendigung ausdrücklich auch elektronische Datenbestände.

DATEV-Mandantenübertrag richtig vorbereiten

Arbeiten beide Kanzleien mit DATEV, kann ein Mandantenübertrag viele Bestände strukturiert übertragen. Vorher sollte geklärt werden, welche Berater- und Mandantennummern betroffen sind und welche Anwendungen benötigt werden.

Zur DATEV-Datenübertragung können je nach Mandat gehören:

• Finanzbuchführung und Stammdaten,
• Anlagenbuchführung,
• Kostenrechnung,
• Lohn und Gehalt,
• Jahresabschlussbestände,
• digitale Belege,
• Auswertungen und Archivdaten.

Die technische Übertragung darf nicht mit einer vollständigen fachlichen Prüfung verwechselt werden. Nach der technischen Übermittlung muss die neue Kanzlei kontrollieren, ob alle relevanten Jahre, Datenbereiche und Belegverknüpfungen enthalten sind.

Wechsel zwischen unterschiedlichen Systemen

Nutzen die Kanzleien oder das Unternehmen unterschiedliche Programme, sollten Export- und Importformate früh abgestimmt werden. PDF-Auswertungen können hilfreich sein, ersetzen aber nicht immer strukturierte Buchungs- und Stammdaten.

Planen Sie bei komplexen Systemlandschaften einen Testimport ein. Alte Zugänge und Archive sollten erst abgeschaltet werden, wenn die neue Kanzlei bestätigt hat, dass die Daten vollständig lesbar und nutzbar sind.

Muss der bisherige Steuerberater Unterlagen herausgeben?

66 StBerG verpflichtet Steuerberater grundsätzlich, Dokumente herauszugeben, die sie aus Anlass ihrer beruflichen Tätigkeit vom Auftraggeber oder für ihn erhalten haben. Die Vorschrift gilt entsprechend bei elektronischer Datenverarbeitung. Ausgenommen sind unter anderem bestimmte Korrespondenz, bereits überlassene Dokumente und interne Arbeitspapiere.

Welche Unterlagen herauszugeben sind

Bei einem Kanzleiwechsel sollten Sie die benötigten Unterlagen konkret benennen. Die bisherige Kanzlei muss je nach Dokumentenart Unterlagen herausgeben, die sie vom Unternehmen oder für dieses erhalten hat. Bitten Sie beispielsweise nicht nur um „alle Daten“, sondern um Buchungsstapel, OPOS-Listen, Anlagenbuchführung, Lohnkonten, Steuerbescheide und die Akten laufender Verfahren.

Die Frage, welche Arbeitsergebnisse, Datenbestände oder internen Unterlagen herauszugeben sind, kann im Einzelfall von Vertrag, Bearbeitungsstand und Datenart abhängen. Die Hinweise der Bundessteuerberaterkammer unterscheiden deshalb zwischen überlassenen Dokumenten, Arbeitsergebnissen und elektronischen Datenbeständen.

Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters bei offenen Honoraren

66 Absatz 3 StBerG sieht ein Zurückbehaltungsrecht des Steuerberaters hinsichtlich bestimmter Dokumente vor, bis geschuldete Gebühren und Auslagen beglichen sind. Dieses Recht gilt nicht, soweit das Vorenthalten unangemessen wäre.

Das Zurückbehaltungsrecht Steuerberater darf daher nicht pauschal beantwortet werden. Weder muss jede interne Datei unabhängig vom Einzelfall herausgegeben werden, noch dürfen wegen irgendeiner offenen Position sämtliche Daten unbegrenzt blockiert werden.

Klären Sie offene Rechnungen früh. Fordern Sie eine nachvollziehbare Schlussrechnung an und unterscheiden Sie zwischen unstrittigen und strittigen Beträgen. Bei dringenden Fristen oder laufender Lohnabrechnung sollte rasch eine praktische Lösung gefunden werden.

Steuerberater wechseln: Kosten und mögliche Doppelarbeit

Bei den Kosten des Steuerberaterwechsels sollte zwischen Schlussrechnung, Übernahmeaufwand und vermeidbarer Doppelarbeit unterschieden werden. Eine allgemeine Pauschale gibt es nicht. Die Kosten hängen vom Leistungsstand, dem Umfang des Mandats, der Qualität der Daten und den Vereinbarungen mit beiden Kanzleien ab. Wer den Steuerberater wechseln möchte, sollte sich deshalb vorab die einmaligen Übernahmekosten erläutern lassen.

Welche Kosten beim Steuerberaterwechsel entstehen können

Typische Kostenfaktoren sind:

• Schlussabrechnung der bisherigen Kanzlei,
• Fertigstellung bereits begonnener Arbeiten,
• Einrichtung des Mandats bei der neuen Kanzlei,
• Prüfung und Abstimmung der übernommenen Salden,
• technische Datenmigration,
• Rekonstruktion fehlender Daten,
• zusätzliche Abstimmung bei mehreren Gesellschaften,
• vorübergehende Doppelarbeit.

Die Vergütung steuerberatender Leistungen richtet sich grundsätzlich nach der Steuerberatervergütungsverordnung, soweit keine zulässige abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Die StBVV regelt unter anderem Buchführung, Lohnbuchführung und Abschlussarbeiten.

Die größten vermeidbaren Kosten entstehen meist nicht durch das Schreiben, mit dem Sie den Steuerberater kündigen. Sie entstehen durch fehlende Daten, unklare Zuständigkeiten und doppelt ausgeführte Leistungen.

Vollmacht und Finanzamt richtig koordinieren

Ein neuer Steuerberater benötigt eine Vollmacht, um Ihr Unternehmen gegenüber der Finanzverwaltung zu vertreten und bestimmte steuerliche Daten abzurufen. Steuerliche Vertretungsvollmachten können nach § 80a AO elektronisch an die Landesfinanzbehörden übermittelt werden. Die Bundessteuerberaterkammer betreibt dafür die Vollmachtsdatenbank.

Klären Sie mit beiden Kanzleien:

• Ab wann gilt die neue Vollmacht?
• Wann endet die bisherige Vollmacht?
• Wer empfängt künftig Steuerbescheide und sonstige Schreiben?
• Wer überwacht elektronische Postfächer während der Übergangszeit?
• Welche Untervollmachten und Zugriffsrechte müssen aktualisiert werden?

Gerade im Übergang sollte nicht ungeprüft davon ausgegangen werden, dass technische Änderungen sofort in allen Systemen verarbeitet sind. Die BStBK weist aktuell darauf hin, dass sich Änderungen verzögern können.

Wie finden Sie den passenden neuen Steuerberater?

Wer die Steuerkanzlei wechseln möchte, sollte nicht nur auf das Honorar achten. Bevor Sie den Steuerberater wechseln, sollte die Aufnahme durch die neue Kanzlei verbindlich bestätigt sein. Ein neuer Steuerberater muss fachlich, organisatorisch und menschlich zu Ihrem Unternehmen passen. Entscheidend ist, ob die Kanzlei zu Rechtsform, Größe, Komplexität und Entwicklung des Unternehmens passt.

Auswahlkriterien für einen neuen Steuerberater

Ein neuer Steuerberater sollte nicht nur erklären können, was bereits passiert ist. Ein neuer Steuerberater sollte außerdem klare Prozesse für die laufende Zusammenarbeit anbieten. Für Unternehmen mit laufendem Beratungsbedarf ist wichtig, dass Zahlen zeitnah ausgewertet, Risiken verständlich benannt und Entscheidungen vorausschauend begleitet werden.

TAX BOUTIQUE positioniert sich als moderne Steuerkanzlei für Unternehmer, Kapitalgesellschaften z.B. GmbHs, Personengesellschaften, Freiberufler, z.B. Ärzte und weitere Unternehmensmandate. Zum Leistungsversprechen gehören persönliche Ansprechpartner, digitale Prozesse und strategische Beratung.

15 weitere Tipps zur Auswahl eines guten Steuerberaters finden Sie unserem entsprechenden Blogartikel. Passende weitere Vertiefungen sind die Beiträge zur Wahl der Rechtsform, zur Liquidität im Unternehmen und zum steuerlich gestalteten Geschäftsführergehalt.

Besondere Situationen beim Steuerberaterwechsel

Ein komplexes Mandat lässt sich nicht immer an einem neutralen Stichtag übergeben. In den folgenden Fällen sollten Sie zusätzliche Zuständigkeiten festhalten.

Wechsel bei offenem Jahresabschluss

Ist ein Jahresabschluss fast fertig, kann es wirtschaftlich sinnvoll sein, ihn von der bisherigen Kanzlei beenden zu lassen. Ist der Bearbeitungsstand unklar oder fehlt das Vertrauen in eine fristgerechte Fertigstellung, kann die Übernahme durch die neue Kanzlei besser sein.

Dokumentieren Sie, welche Konten abgestimmt, welche Rückfragen offen und welche Abschlussbuchungen bereits erfasst sind. Bei Personengesellschaften sind zusätzlich Sonder- und Ergänzungsbilanzen sowie Kapitalkonten zu beachten.

Betriebsprüfung oder laufender Einspruch

Auch während einer Betriebsprüfung können Sie unterjährig den Steuerberater wechseln. Die Prüfung und gesetzte Fristen laufen jedoch weiter. Die neue Kanzlei benötigt die Prüfungsanordnung, Datenanforderungen, bisherigen Antworten, Gesprächsnotizen und alle offenen Punkte.

Dasselbe gilt für Einsprüche und Klageverfahren. Halten Sie fest, wann der Rechtsbehelf eingegangen ist, welche Begründungsfrist läuft und welche Argumente bereits vorgetragen wurden. In bestimmten Fällen kann eine kurze Übergangsphase mit beiden Kanzleien sinnvoll sein.

Wechsel der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist besonders fristgebunden. Bestimmen Sie den letzten Abrechnungsmonat der bisherigen und den ersten Monat der neuen Kanzlei. Prüfen Sie anschließend Personalstammdaten, Lohnkonten, Vortragswerte, Urlaub, Fehlzeiten und Meldungen.

Informieren Sie auch interne Personalverantwortliche. Sie müssen wissen, an wen Änderungen, Neueinstellungen und variable Vergütungsbestandteile künftig gemeldet werden.

Steuerberater wechseln: Checkliste für Unternehmen

Die folgenden drei Checklisten führen Sie durch Vorbereitung, Übergabe und Kontrolle. Sie verbinden Vertrag, Aufgaben, Daten und Fristen zu einem direkt nutzbaren Arbeitsplan.

Checkliste 1: Vor der Kündigung

• Anforderungen und gewünschten Leistungsumfang definieren
• Aufnahme durch die neue Kanzlei schriftlich bestätigen lassen
• Mandats- und Vergütungsvereinbarungen prüfen
• Kündigungsdatum und Übergabestichtag festlegen
• offene Buchungsmonate, Abschlüsse und Steuererklärungen erfassen
• laufende Fristen und Verfahren dokumentieren
• alle eingesetzten Programme und Zugänge auflisten
• offene Rechnungen und Vorschüsse prüfen

Checkliste 2: Während der Übergabe

• Kündigungsbestätigung einholen
• jede offene Aufgabe einer Kanzlei zuordnen
• Unterlagen und Datenbestände konkret anfordern
• strukturierten Datenübertrag oder Datenexport abstimmen
• Vollmacht und Bekanntgabeweg aktualisieren
• letzten Lohn- und Buchungsmonat festlegen
• interne Buchhaltung und Personalabteilung informieren
• fehlende Daten mit Verantwortlichem und Termin dokumentieren

Checkliste 3: Nach dem Datenübertrag

• Saldenvorträge und Eröffnungswerte kontrollieren
• offene Posten und Bankstände abstimmen
• Anlagenbuchhaltung prüfen
• Lohnstammdaten und Vortragswerte kontrollieren
• offene Bescheide, Einsprüche und Prüfungen übernehmen
• Fristenkalender mit der neuen Kanzlei abgleichen
• Belegarchive und Schnittstellen testen
• alte Berechtigungen erst danach entziehen
• vollständige Übergabe schriftlich bestätigen

Verantwortung bleibt beim Unternehmen: Auch wenn alte und neue Kanzlei direkt miteinander kommunizieren, sollte die Geschäftsführung den Übergabestand kennen. Lassen Sie sich bestätigen, wer die nächste Voranmeldung, den nächsten Lohnlauf, den Jahresabschluss und jede laufende Frist übernimmt.

Fazit: Steuerberater wechseln und Betreuung besser aufstellen

Unternehmen organisieren den Steuerberaterwechsel am sichersten mit einem klaren Stichtag, einer bestätigten neuen Kanzlei und einer schriftlichen Aufgabenverteilung. Die Kündigung ist nur ein Teil. Ebenso wichtig sind vollständige Unterlagen, bearbeitbare Daten, aktuelle Vollmachten und die Kontrolle laufender Pflichten.

Ein geplanter Steuerberaterwechsel ist zugleich eine Chance, die Betreuung neu auszurichten. Ein neuer Steuerberater sollte die fachlichen und organisatorischen Anforderungen Ihres Unternehmens dauerhaft erfüllen.

Nutzen Sie den Steuerberaterwechsel nicht nur als administrativen Austausch. Prüfen Sie, welche Betreuung Ihr Unternehmen künftig benötigt: verlässliche Deklaration, verständliche Kommunikation, digitale Abläufe und vorausschauende Beratung.

TAX BOUTIQUE begleitet Unternehmer, GmbHs sowie weitere Kapital- und Personengesellschaften mit laufender Steuerberatung und digitalen Prozessen. Im Erstgespräch lässt sich klären, welche Aufgaben offen sind und wie die Mandatsübernahme strukturiert werden kann.

Häufige Fragen zum Steuerberaterwechsel